Seks af de mest stillede spørgsmål om SIRI-kontrol og tidsregistrering

Efter vi udgav vores artikel om SIRIs (Styrelsen for International Rekruttering og Integration) kontrol af tidsregistreringer, har vi fået mange spørgsmål fra jer landmænd. Det er tydeligt, at reglerne stadig er nye for mange, og at der er usikkerhed om, hvad der egentlig kræves for at stå stærkt ved en kontrol.

Derfor har vi samlet de vigtigste spørgsmål og vores svar her. Svarene bygger på arbejdstidsloven, offentlige retningslinjer – og på den dialog, vi har haft med SIRI.

Læs med nedenfor, hvor vi bl.a. giver klare svar på:

• om automatisk tidsregistrering kan godkendes
• hvordan du står stærkest ved en kontrol
• og hvem der hæfter, når medarbejderne begår fejl
  
  

1. Er det kun udenlandske medarbejdere, der bliver kontrolleret?

SIRI arbejder på udlændingeområdet. Det betyder, at deres kontroller typisk udspringer af forhold omkring udenlandske medarbejdere med opholds- og arbejdstilladelse, hvor SIRI skal sikre, at vilkårene om løn, arbejdstid og funktion bliver overholdt.

Men det ændrer ikke på, at kravet om tidsregistrering og maksimal arbejdstid gælder for alle medarbejdere efter arbejdstidsloven. Derfor skal du som arbejdsgiver kunne dokumentere arbejdstiden for hele virksomheden, hvis en myndighed beder om indsigt.

Vi er i dialog med både Arbejdstilsynet og Beskæftigelsesministeriet for at få klarhed over, hvordan tilsynet med arbejdstidsregistrering bliver ført i praksis. Der er endnu ikke kommet entydige officielle meldinger, men vi fortsætter vores undersøgelse, indtil vi får lige så klare og konkrete svar, som vi har fået fra SIRI.

2. Gælder de 48 timer som et strengt loft, eller et gennemsnit?

48-timersreglen er et gennemsnit, ikke et fast ugentligt loft.

Arbejdstidsloven siger, at medarbejdernes gennemsnitlige ugentlige arbejdstid ikke må overstige 48 timer beregnet over en 4-måneders periode. Det betyder, at enkelte travle uger gerne må ligge højere, så længe gennemsnittet over perioden holder sig under 48 timer.

3. Hvad gør jeg, hvis mine medarbejdere arbejder fleksibelt og uden faste mødetider?

Fleksible mødetider er helt i orden. Loven kræver ikke faste arbejdstider – kun at den faktiske arbejdstid registreres objektivt og pålideligt.

Med SAGRO Time kan medarbejderne stemple ind, når arbejdet reelt begynder, og ud, når det slutter, uanset om tidspunkterne varierer fra dag til dag. Systemet sørger for sporbarhed, så du kan dokumentere, hvem der har registreret hvad og hvornår.

Det vigtigste er, at registreringerne afspejler virkeligheden.

4. Hvad gør jeg, hvis medarbejderne ikke tidsregistrerer korrekt – og hvem hæfter for fejlene?

SIRI har været meget tydelige:
Hvis medarbejderne ikke registrerer korrekt, og du som arbejdsgiver ofte skal rette i registreringerne, kan tidsregistreringerne blive vurderet som systematisk ændrede og dermed ikke gyldige.

Derfor anbefaler SIRI følgende tilgang:

1. Tag en tydelig dialog med medarbejderen
2. Hav klare retningslinjer i jeres medarbejderpolitik
3. Og i yderste konsekvens: opsigelse

Selv hvis det er medarbejderen, der glemmer at stemple ind eller ud, er det i sidste ende arbejdsgiveren, der har ansvaret for, at dokumentationen er i orden.
Hvis den ikke holder, kan virksomheden både få krav om godtgørelse og, i sager på udlændingeområdet, risikere myndighedssager.

5. Hvornår vurderer SIRI tidsregistreringer som “systematisk ændrede” – og hvad hvis fejlene skyldes travlhed?

Der findes ingen officiel talgrænse for, hvor mange rettelser der er “for mange”.

SIRI har udtalt, at:

“Vores bagatelgrænse er nået, så snart tidsregistreringerne begynder at se for systematiske ud.”

Det betyder, at vurderingen altid er konkret – og at intentionen (travlhed eller snyd) ikke er afgørende.
Hvis mønstret i tidsregistreringerne viser mange eller ensartede rettelser, kan de blive vurderet som systematisk ændrede, selv om fejlene er sket i god tro.

Derfor er det afgørende, at medarbejderne registrerer korrekt første gang, og at rettelser kun bruges i nødvendige tilfælde.

6. Andre løsninger tilbyder automatisk tidsregistrering – hvorfor gør SAGRO ikke det?

Automatisk tidsregistrering bygger på, at systemet “forudser” arbejdstiden og udfylder tiden automatisk. Det betyder, at arbejdstiden ikke bliver registreret objektivt, men derimod genereres af systemet.

Det er i strid med lovens krav om objektive, faktuelle registreringer – og det flugter med det, SIRI har udtalt om, at noget, der ser for systematisk ud, ikke vil blive godkendt.

Derfor vurderer vi hos SAGRO, at automatisk tidsregistrering ikke kan godkendes som gyldig dokumentation.

Hvorfor tilbyder andre det så?
Fordi reglerne er nye, og mange i markedet sikkert ikke har dykket ned i detaljerne eller talt med myndighederne. Vi ved, at ønsket om automatisering er stort – men vores ansvar er at rådgive korrekt, ikke blot levere det, der er mest populært.

Med SAGRO Time får du derfor ikke bare et system, men også rådgivning by design.
Vi tilbyder kun funktioner, vi kan stå inde for juridisk – og som vi er trygge ved vil holde i en kontrol.

Sådan står du stærkest ved en kontrol

• Sørg for, at alle medarbejdere registrerer korrekt – hver dag
• Hold rettelser på et minimum
• Brug et objektivt system, der dokumenterer alle ændringer
• Hav en tydelig medarbejderpolitik
• Følg løbende op, især i travle perioder

SAGRO Time er udviklet til at sikre objektiv og gennemsigtig dokumentation, så du står sikkert, hvis en myndighed beder om indsigt.

Har du spørgsmål eller brug for hjælp?

Vi hjælper dig gerne med at gennemgå jeres nuværende tidsregistrering og sikre, at den lever op til lovens krav.

Kontakt os i dag, eller bestil SAGRO Time direkte lige her for at komme hurtigt i gang.