Skal Arbejdstilsynet også se tidsregistrering?

Efter vores artikel om SIRI og deres kontrol med tidsregistrering er vi blevet kontaktet af mange landmænd, der har spurgt:

“Men hvad med Arbejdstilsynet – kan de også kræve tidsregistrering?”

Usikkerheden er forståelig. For hvor SIRI er meget klare i deres udmeldinger, er billedet langt mere uklart, når det gælder Arbejdstilsynet.

Derfor har digitaliseringsrådgiver Kim Alexander Jensen været i dialog med både Arbejdstilsynet og Beskæftigelsesministeriet for at få klarhed over, hvordan tidsregistrering bruges i praksis hos Arbejdstilsynet – og hvad det betyder for dig som arbejdsgiver.

Vil du bare have ro i maven med det samme, kan du læse mere om SAGRO Time her – ellers gennemgår vi her, hvad Arbejdstilsynet faktisk gør i praksis.

Tidsregistrering kan blive brugt – hvis der opstår tvivl

Arbejdstilsynet oplyser, at de ved tilsyn følger deres mangeårige praksis, hvor forholdene primært afdækkes gennem fx interviews med medarbejdere og arbejdsgiver.
Netop derfor kan dokumentation for arbejdstid få stor betydning, hvis der opstår tvivl.

De lægger særligt mærke til, hvis:

• der kommer modstridende meldinger
• der er uenighed om arbejdstidens omfang
• eller der opstår tvivl om hviletid eller fridøgn

I sådanne situationer kan tidsregistrering blive brugt som et centralt grundlag i den samlede vurdering.

Det betyder i praksis:
Tidsregistrering er normalt ikke det første, Arbejdstilsynet kigger på – men det er ofte det, der bliver afgørende, hvis noget ikke stemmer.

Men arbejdstilsynet fører ikke målrettet kontrol med tidsregistrering

Det betyder, at Arbejdstilsynet ikke fører særskilt eller målrettet kontrol med tidsregistrering som et selvstændigt krav – sådan som SIRI gør.
I stedet fører de deres tilsyn ud fra mange års praksis, hvor de primært ser på:

• vagtplaner
• interviews med medarbejdere og arbejdsgiver
• hvordan arbejdet faktisk udføres i hverdagen

Formålet er at vurdere, om reglerne om:

• maksimal ugentlig arbejdstid
• daglig hvileperiode
• ugentligt fridøgn

bliver overholdt i praksis.

Opstår der modstridende oplysninger – fx hvis vagtplaner ikke stemmer overens med det, der kommer frem i interviews – vil Arbejdstilsynet gå grundigere til værks.
Og det er her, tidsregistrering kan blive afgørende.

I den situation er gennemsigtig og faktuel tidsregistrering det stærkeste værktøj, en arbejdsgiver har.

Hvad hvis medarbejdere ikke registrerer korrekt?

Arbejdstilsynet understreger:

• at loven skal overholdes
• at medarbejdere har pligt til at efterleve reglerne

Men Arbejdstilsynet oplyser samtidig, at de ikke tager stilling til, hvilke personalemæssige sanktioner en arbejdsgiver bør bruge for at sikre korrekt tidsregistrering.

Det, de ser på, er derimod:

• om arbejdsgiveren har indført et system
• om medarbejderne er instrueret i korrekt brug
• og om arbejdsgiveren følger op, hvis registreringerne ikke bliver lavet korrekt

Arbejdstilsynet peger dermed klart på, at ansvaret for at kunne fremvise korrekt og brugbar dokumentation ligger hos arbejdsgiveren.

Hvis arbejdsgiveren ikke kan dokumentere arbejdstiden på en brugbar og gennemsigtig måde, vil Arbejdstilsynet i højere grad måtte lægge vægt på de oplysninger, der i øvrigt fremkommer under tilsynet – fx gennem interviews og andre observationer.

Hvordan man konkret håndterer medarbejdere, der ikke registrerer korrekt, er et ledelsesmæssigt og ansættelsesretligt spørgsmål – men det ændrer ikke på arbejdsgiverens ansvar for dokumentationen.

Der findes ingen facitliste for, hvordan tidsregistrering skal se ud

Et vigtigt – og for mange frustrerende – budskab fra Arbejdstilsynet er, at de ikke kan give en fast opskrift på, hvornår tidsregistrering er “godkendt” som dokumentation.

Årsagen er enkel:

• de bruger ikke tidsregistrering som et fast værktøj
• og derfor findes der heller ikke faste krav til format eller detaljeringsniveau

Det efterlader mange arbejdsgivere i usikkerhed:

“Hvordan ved jeg, om det jeg har, er godt nok?”

Når der ikke findes en facitliste, anbefaler vi hos SAGRO, at man tager udgangspunkt i selve lovkravet – nemlig at tidsregistrering skal være objektiv, pålidelig og tilgængelig.

SIRI og Arbejdstilsynet arbejder ikke ens

Det er vigtigt at skelne mellem myndighederne:

• SIRI fører målrettet kontrol med tidsregistrering og dokumentation
• Arbejdstilsynet fokuserer på praksis og faktiske arbejdsforhold

Tidsregistrering spiller derfor en langt større rolle hos SIRI end hos Arbejdstilsynet. Men hvis der opstår tvivl, kan tidsregistrering indgå i vurderingerne hos begge.

Hvad er det bedste råd til landmænd?

Når der ikke findes faste krav fra Arbejdstilsynet, er det bedste råd ikke at jagte perfektion – men gennemsigtighed:

• Sørg for, at tidsregistreringen afspejler det faktiske arbejde
• Sørg for, at registreringer kan forklares, hvis nogen spørger
• Sørg for, at ændringer kan ses og forstås

Det er netop derfor, SAGRO anbefaler en løsning, hvor tidsregistrering sker så faktuelt og gennemskueligt som muligt, og hvor dokumentationen giver mening – også hvis en myndighed beder om indsigt.

Kan Arbejdstilsynets praksis ændre sig?

Arbejdstilsynet har oplyst, at de ikke kan afvise, at deres brug af tidsregistrering kan ændre sig over tid. Samtidig oplever vi, at der i branchen generelt er øget opmærksomhed på arbejdstidsregistrering – også i relation til danske ansatte.

Der findes i dag ingen officiel udmelding om ændret praksis. Arbejdstilsynet anbefaler derfor, at man som arbejdsgiver holder øje med deres hjemmeside eller tilmelder sig deres nyhedsbrev for at følge med i eventuelle ændringer.
De understreger dog samtidig, at de ikke kan garantere, at en eventuel ændret praksis nødvendigvis vil blive meldt tydeligt ud.

Med andre ord:
Som arbejdsgiver må man selv holde sig vågen – og leve med, at der ikke nødvendigvis gives besked, hvis spillereglerne ændrer sig.

etop derfor er vores anbefaling klar: Når rammerne er uklare, bør dokumentationen kunne stå alene.
Derfor anbefaler vi et system, der giver ro i maven – også når rammerne ikke er sort-hvide, og nogen en dag stiller spørgsmål.

Få ro i maven med SAGRO Time

Med SAGRO Time får du et tidsregistreringssystem, der dokumenterer arbejdstid faktuelt og gennemsigtigt – så du kan forklare din praksis, hvis Arbejdstilsynet, SIRI eller andre myndigheder en dag beder om indsigt.

SAGRO Time er udviklet til landbruget og gør det nemt at registrere arbejdstid korrekt i hverdagen – uden unødigt bøvl.

👉 Se priser og  bestil SAGRO Time i dag – og få ro i maven.